Polityka prywatności Turnalink

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników serwisu i aplikacji Turnalink oraz zasady korzystania z plików cookie.

1.2. Administratorem danych osobowych użytkowników jest Dotcode Łukasz Kropidłowski, prowadzący działalność gospodarczą z siedzibą przy ul. Lawendowe Wzgórze 7B/8, 80-175 Gdańsk, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), NIP 5792171003, dalej „Administrator” lub „Turnalink”.

1.3. Z Administratorem można skontaktować się pod adresem e mail kontakt@turnalink.pl lub pisemnie na adres siedziby.

1.4. Administrator nie powołał inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem e mail kontakt@turnalink.pl.

2.1. W zależności od sposobu korzystania z serwisu przetwarzamy następujące kategorie danych:

1. dane konta użytkownika: imię, nazwisko, adres e mail, numer telefonu, hasło w postaci zaszyfrowanej, dane identyfikujące organizatora lub klub, dane rozliczeniowe,

2. dane uczestników turniejów, w tym danych dzieci: imię i nazwisko, rok urodzenia lub kategoria wiekowa, przynależność klubowa, numer drużyny, ewentualnie numer kontaktowy do opiekuna,

3. dane rozliczeniowe: informacje o dokonanych płatnościach, kwotach wpisowego, statusach płatności,

4. dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu: adres IP, identyfikatory urządzeń, logi systemowe, informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym, historia czynności w panelu,

5. dane podane dobrowolnie w korespondencji, formularzach kontaktowych, zgłoszeniach i reklamacji.

2.2. Turnalink przetwarza dane uczestników turniejów także jako podmiot przetwarzający działający w imieniu organizatora, która to rola jest uregulowana w osobnej umowie powierzenia danych.

3.1. Dane przetwarzamy w następujących celach:

1. założenie i obsługa konta użytkownika, konfiguracja turniejów, zarządzanie zgłoszeniami, harmonogramem i wynikami

   • podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa) w odniesieniu do konta i usług świadczonych użytkownikowi,

2. obsługa zgłoszeń i udziału w turniejach, w tym danych zawodników i ich opiekunów

   • podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy zawartej z organizatorem oraz udział w turnieju),

3. realizacja obowiązków prawnych, w szczególności w zakresie rachunkowości i podatków

   • podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO,

4. obsługa płatności online, przypisanie wpłat do konkretnych turniejów i uczestników, obsługa zwrotów i reklamacji płatności

   • podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO,

5. komunikacja z użytkownikami, odpowiedzi na zapytania, obsługa reklamacji

   • podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO,

6. zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, wykrywanie nadużyć i próby obejścia regulaminu, tworzenie statystyk technicznych

   • podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora),

7. dochodzenie lub obrona przed roszczeniami

   • podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO,

8. wysyłka komunikacji produktowej i informacji o nowych funkcjach Turnalink do aktualnych klientów

   • podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes w rozwoju usług i utrzymaniu relacji), z prawem sprzeciwu,

9. wysyłka newslettera lub innej komunikacji marketingowej na podstawie odrębnej zgody

   • podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda), jeśli zostanie wyrażona.

3.2. Dane dzieci przetwarzamy w związku z ich udziałem w turniejach. Za przekazanie danych dziecka do systemu odpowiada organizator turnieju, trener lub opiekun, który oświadcza, że posiada odpowiednią podstawę prawną, w szczególności zgodę rodzica lub opiekuna prawnego tam, gdzie jest wymagana.

4.1. Dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

1. organizatorzy turniejów, w których udział jest rejestrowany w Turnalink,

2. dostawcy usług IT, w tym hosting, systemy mailingowe, dostawcy narzędzi analitycznych,

3. operator płatności online Tpay w zakresie niezbędnym do zrealizowania płatności,

4. podmioty świadczące usługi księgowe, prawne, doradcze na rzecz Administratora,

5. związki i organizacje sportowe, jeśli wynika to z regulaminu konkretnego turnieju,

6. organy publiczne uprawnione na podstawie przepisów prawa.

4.2. Przekazanie danych odbywa się na podstawie umów powierzenia danych lub innych właściwych podstaw prawnych, przy zachowaniu wymogów RODO.

5.1. Co do zasady dane nie są przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

5.2. Jeżeli współpracujemy z dostawcami usług mającymi siedzibę poza EOG, przekazanie danych odbywa się z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń prawnych, w szczególności na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Informacje o aktualnych transferach udostępniamy na żądanie użytkownika.

6.1. Dane związane z kontem użytkownika przetwarzamy przez okres trwania umowy o korzystanie z Turnalink, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń oraz przez okres wymagany przepisami rachunkowymi i podatkowymi.

6.2. Dane uczestników turniejów przechowujemy przez czas niezbędny do rozliczenia i dokumentacji danego wydarzenia, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń lub wymagany przepisami prawa.

6.3. Dane przetwarzane na podstawie zgody przetwarzamy do momentu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, dla którego zostały zebrane, w zależności od tego, co nastąpi wcześniej.

6.4. Dane zawarte w logach systemowych mogą być przechowywane przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa serwisu i wyjaśniania incydentów, co do zasady nie dłużej niż 3 miesiące, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej.

7.1. Użytkownikowi przysługują następujące prawa:

1. prawo dostępu do danych,

2. prawo sprostowania danych,

3. prawo usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym),

4. prawo ograniczenia przetwarzania,

5. prawo przenoszenia danych,

6. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie Administratora,

7. prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,

8. prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

7.2. W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem poprzez dane kontaktowe wskazane w pkt 1.

8.1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych, w szczególności przed ich utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem lub ujawnieniem.

8.2. Dostęp do danych jest ograniczony do osób upoważnionych i tylko w zakresie niezbędnym do wykonywania zadań służbowych.

9.1. Serwis wykorzystuje pliki cookie oraz podobne technologie zapisu informacji na urządzeniu użytkownika.

9.2. Pliki cookie dzielimy w szczególności na:

1. niezbędne do działania serwisu, umożliwiające prawidłowe wyświetlanie strony, logowanie, utrzymanie sesji,

2. analityczne i statystyczne, pomagające zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają z serwisu,

3. funkcjonalne, zapamiętujące wybrane ustawienia użytkownika,

4. marketingowe, jeżeli takie są stosowane.

9.3. Podczas pierwszej wizyty w serwisie wyświetlany jest baner informujący o stosowaniu plików cookie, dający możliwość wyrażenia zgody na cookie inne niż niezbędne oraz zarządzania preferencjami.

9.4. Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia plików cookie w przeglądarce internetowej lub w panelu zarządzania zgodami, w tym usunąć zapisane cookie. Ograniczenie stosowania cookie może jednak wpłynąć na część funkcji serwisu.

9.5. Serwis może korzystać z zewnętrznych narzędzi analitycznych w celu tworzenia zbiorczych statystyk. Szczegółowe informacje o działaniu tych narzędzi i stosowanych cookie znajdują się w politykach prywatności odpowiednich dostawców.

10.1. Podczas korzystania z serwisu automatycznie zbierane są informacje w logach serwera. Dane te mogą obejmować adres IP, datę i czas odwiedzin, używaną przeglądarkę oraz podstawowe informacje o systemie operacyjnym.

10.2. Dane z logów wykorzystywane są wyłącznie do celów technicznych i statystycznych oraz do zapewnienia bezpieczeństwa serwisu.

11.1. Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności w przypadku zmiany przepisów prawa lub sposobu działania serwisu, o czym poinformuje użytkowników poprzez odpowiedni komunikat w serwisie.

11.2. Nowa treść Polityki będzie stosowana do danych od dnia jej opublikowania.

11.3. Polityka prywatności obowiązuje od dnia 01.01.2026.